ウノモト第3ビルディング

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タスクが山積み!?忙しいときこそ試行するべき状況把握のワークフロー

 
どうもウノモトです。
 
先週に体調を崩して以来、少し生活が乱れ気味です。 
 
どうしても外せない予定が立ち続けに入っていたので体調を万全に整えるために他のスケジュールややるべきことをすべてキャンセルしたのですが、そのせいでタスクが山積みになってしまいました。
 
 
しかしそこでも何とか工夫を凝らして切り抜けるのがウノモトです(自己暗示の意味も込めて)。
 
綿密なスケジュールを立てていたとしても、それが当初の予定通りに進むということはけっこう稀だったりします。
あることに時間がかかりすぎたり、突然の予期せぬアクシデント等によってスムーズに仕事が進まないことも少なくないことです。
 
ただ、そんなときに「わっ、これもやらなきゃ、あれもやらなきゃ!」とあたふたしているだけでは全く成果は上がらないし、むしろ心理的ストレスによって生産性を下げているのですよね。
 
今日の話は、自分のペースがそんな風に崩れてしまったときに、僕が気をつけて実践していること(あるいは、これから実践していきたいこと)です。
 

「忙しい」を因数分解してみる

 

まずは、書き出してリスト化

 
何にせよ、忙しいときに限って現状が把握できていないことが多いものです。
それが「何となく忙しい」のか、「こうこうこういう風に忙しい」のか、説明できるのとできないのとでは全く違います。
 
まずはその混乱した頭の中をいったんアウトプットして空っぽにすることから始めましょう。つまり、思いつくままに「今できていないけど、遅かれ早かれやらなくてはならないこと」を棚卸ししていくのです。いるものは紙とペンだけ。パソコンでも良いでしょう。
 
どんどん書いていきましょう。分野はこの時点でざっくりと仕分けするだけで、公私混同もOK。とにかく書きまくって、頭を空っぽにします。
これだけでも、「得体のしれない忙しさ」から来る不安が解消されます。
 

分類をしてTODO化

 
ずらっとリスト化できたら、それを今度は分類していきます。
 
一番に拾っていくべきものは緊急なものです。これらに関してはつべこべ言わずにやるべきことなのでやり残すわけにはいきませんからね。
ToDoとして、それらを更に細かい行動タスクに分解してしまいましょう。
 
時間がある場合は「重要・緊急マトリックス」を用いて残ったものさらに分類してもいいのですが、もとより「忙しい」状態です。案外時間のかかる作業なので、余裕ができたら時間をかけてやることにします。
 

スケジュールに組み込む

 
ToDo化された緊急のタスクは数日のうちにやりきる必要がありますから、各タスクにかかるおおまかな時間を計算して、この先数日間のスケジュールに落とし込んでいきます。
 
こうすることで「時間の天引き」が完了し、どれだけの時間が自分にあるのか把握できるようになるんですね。
 
その手元に残った時間こそが、生活の余裕として安心感をもたらしてくれます。
見たかった映画を心置きなく見るも良し、もっとずっと先の自分への自己投資に当てるも良し、ここから先はあなた自由です。
 

忙しくても、「急がばまわれ」

 
何にも増して重要なのは、自分の現状の可処分時間を把握することです。
 
頭の中に「ああ、そうだアレもやらなきゃいけないんだった…」なんてことを考えていては目の前のことに集中できません。そんな状況下では集中することもできず、生産性が低いまま次から次へと発生してくるタスクに追いついていけず、ますます忙しくなることもあり得るわけです。
 
ですので忙しいと思ったら、まずは「急がばまわれ」の精神で自分の状況を見渡してみることをオススメします。
 
それではまた。